3 نصائح لعرض حل إدارة الإنفاق القانوني لرئيسك التنفيذي
زعم 61٪ من الرؤساء التنفيذيين الذين شملهم الاستطلاع في استطلاع قانون EY لعام 2021 أنهم يخططون للقيام “باستثمارات كبيرة في البيانات والتكنولوجيا”. ومع ذلك ، قال 97٪ من المستجيبين من المستشارين العامين إنهم يكافحون للحصول على موافقة C-suite لجلب تكنولوجيا قانونية جديدة.
إذن ، ما سبب انقطاع الاتصال؟ إنها مسألة تأطير بسيطة.
بينما من الواضح أنك تريد نظام إدارة الإنفاق القانوني لتعزيز أداء إدارتك ، فمن غير المرجح أن يتأثر رئيسك التنفيذي بهذه الميزة وحدها. يجب أن تُظهر لرئيسك التنفيذي القيمة الملموسة التي ستجلبها التكنولوجيا القانونية للشركة بأكملها. كلما تمكنت من التعامل مع عرضك التقديمي بصفتك شريكًا تجاريًا وليس مجرد محامٍ ، سيكون من الأسهل إقناع رئيسك التنفيذي بقيمة البرامج القانونية.
1. اشرح التأثير السلبي لأدواتك الحالية على المحصلة النهائية
قد يكون من المثير للأعصاب أن تخبر رئيسك التنفيذي أن المشكلات المتعلقة بالأدوات القانونية لفريقك تضر بأدائه والنتيجة النهائية. لا تريد أن تبدو وكأنك تختلق الأعذار ، لكن لا يمكنك أيضًا أن تتوقع أن يعرف رئيسك التنفيذي ما لا يعرفه. إذا كانوا على دراية بالكيفية التي يمكن بها للتكنولوجيا القانونية المحدثة أن تحل نقاط الضعف التجارية الحرجة ، فسوف تعزز قضيتك للاستثمار فيها.
من الصعب تحديد فرص الادخار
عندما يضطر أعضاء العمليات القانونية المشغولون إلى البحث يدويًا عن صفوف من عناصر جدول البيانات للعثور على أماكن للتحكم في التكاليف ، فمن المستحيل اغتنام جميع الفرص لتقليصها. هناك أيضًا فرصة جيدة لأن تكون البيانات التي يستخدمونها عرضة للخطأ ، مما قد يؤدي إلى اتخاذ قرارات تضر بالنتيجة النهائية بدلاً من مساعدتها.
يسحب البرنامج القانوني الشامل البيانات في الوقت الفعلي عبر الأنظمة الأساسية ، مما يقلل من أخطاء إدخال البيانات المكررة واليدوية ويجعل من السهل على القانون البحث في تفاصيل الإنفاق على المستويين الكلي والجزئي. يمكن لأعضاء الفريق فحص الإنفاق القانوني بوضوح عبر لوحات المعلومات القابلة للبحث والتي تعرض تفاصيل مثل الإنفاق من قبل ضابط الوقت ، والإنفاق حسب مجال الممارسة ، والإنفاق للمستشار الداخلي ، والإنفاق الخارجي. تساعد هذه الرؤية العمليات القانونية على تقليل الإنفاق القانوني وتحسينه.
على سبيل المثال ، إذا رأى أحد المتخصصين في العمليات القانونية أن مراجعة المستندات من قبل شركتين للمحاماة تستهلك معظم ميزانية الإنفاق الخارجي ، فيمكنهم بسهولة تحويل هذا العمل إلى مزود خدمة قانونية بديل أقل تكلفة ولكن لا يزال عالي الجودة.
تدعم هذه المنصات أيضًا توفيرًا إضافيًا في التكاليف من خلال الأتمتة ، بما في ذلك إرشادات فوترة مكاتب المحاماة وخصومات الحجم. وجدت SimpleLegal أن المستخدمين الذين نفذوا هاتين العمليتين فقط وفروا في المتوسط 8.4٪ من التكاليف القانونية. هل يمكن لرئيسك التنفيذي أن يقول الشيء نفسه عن عائد الاستثمار لجداول البيانات؟
زيادة الإرهاق والدوران
يعد الاستثمار في التكنولوجيا التي تدعم الموظفين استراتيجية مهمة للاحتفاظ بالموظفين ، خاصة وأن المنظمات تكافح لجذب المواهب والاحتفاظ بها في خضم الاستقالة العظيمة. وفقًا لـ Adobe Workfront ، قال 49٪ من المستجيبين أنهم من المحتمل أن يستقيلوا “إذا كانوا غير راضين أو محبطين” من الأدوات الرقمية لشركاتهم. يعمل تقديم حل إدارة الإنفاق القانوني الآلي على تبسيط سير العمل ويمنح العمليات القانونية وقتًا للتركيز على العمل القانوني الذي يستمتعون به ويجدونه مفيدًا – وهو عنصر حاسم في مشاركة الموظفين.
عندما يشعر الموظفون بأنهم مرهقون ويغرقون في مهام متكررة منخفضة المستوى ، فإنهم أكثر عرضة للإرهاق أو الاستقالة. عندما يكون لدى الموظفين حق الوصول إلى الأدوات اليدوية فقط مثل جداول البيانات والتقنية القديمة المرهقة ، يتعين عليهم قضاء المزيد من الوقت في مهام الإدارة مثل إدخال البيانات وتجميع التقارير – وهم بالفعل مرهقون بالوقت كما هو. وفقًا لاتحاد العمليات القانونية للشركات ، دعم متوسط متخصصي العمليات القانونية بدوام كامل 23 موظفًا آخر في عام 2021.
إذا كان رئيسك التنفيذي لا يزال يعاني من الشعور بالضيق بسبب تكلفة التكنولوجيا القانونية الجديدة ، فأخبره بكمية تكلفة إرهاق الموظفين للشركات: ما بين 120 إلى 190 مليار دولار كل عام ، وفقًا لمراجعة ستانفورد للابتكار الاجتماعي. هذا أعلى بكثير من تكلفة حل إدارة الإنفاق القانوني.
2. التأكيد على الكيفية التي تدعم بها حلول إدارة الإنفاق القانوني الأهداف التنظيمية
كلما زادت قدرتك على ربط قيمة التكنولوجيا القانونية بأولويات الشركة عالية المستوى ، كانت فرصة حصولك على دعم C-suite أفضل. يتوقع الرؤساء التنفيذيون أن يعمل قادة الأقسام القانونية – وبالتالي ، فرقهم القانونية الداخلية – أكثر كمحللين أعمال وأقل كمراقبين للتكاليف القانونية. اشرح لرئيسك التنفيذي كيف يمكن لحل إدارة الإنفاق القانوني أن يخلق توافقاً أفضل بين الإدارة وأهداف العمل الشاملة ، مثل دعم نموذج مؤسسة رشيق وقوى عاملة متنوعة وشاملة.
زيادة القدرة على التكيف
من المرجح أن تزدهر الأعمال التجارية المرنة – التي يمكنها تعديل استراتيجيات أعمالها والإجراءات الناتجة بسلاسة مع تغير الظروف. كان جائحة COVID-19 مثالًا رئيسيًا على هذه الحاجة إلى قدرة الشركات على التكيف. تكيفت الشركات مع كل شيء من العمل عن بعد إلى خيارات استلام البضائع الجديدة. بالنسبة لفرق العمليات القانونية ، تساعد تقنية إدارة الإنفاق القانوني الشركات على أن تظل مرنة وتستجيب بشكل استباقي للأحداث غير المتوقعة ، وتوفر بيانات وتقارير في الوقت الفعلي في مكان واحد يمكن الوصول إليه.
عندما يتعين على الشؤون القانونية تحديث وتتبع المقاييس المهمة يدويًا ، فهناك فرصة جيدة لحدوث تأخيرات بالإضافة إلى أخطاء في إدخال البيانات. تخلق هذه التأخيرات وعدم الدقة أساسًا لذكاء الأعمال غير الموثوق به ، مما يؤدي إلى قرارات غير فعالة على مستويي القسم والجناح التنفيذي. بمرور الوقت ، يمكن أن تؤدي هذه الخيارات بسرعة إلى كارثة للشركة ، خاصة في بيئة اقتصادية مضطربة.
تتيح تحديثات البيانات الآلية في تقنية الإنفاق القانوني لأقسام قانون الشركات أن تثق في أن تقاريرها ستتضمن المعلومات الأكثر دقة وحالية. يتيح ذلك للمسؤولين القانونيين والتنفيذيين اتخاذ القرارات الأكثر إستراتيجية التي تدعم المصالح الفضلى للأعمال.
باستخدام التكنولوجيا القانونية التي تركز على المعلومات وتقلل من مجموعات البيانات ، يمكن للفرق قضاء المزيد من الوقت في العصف الذهني لحلول استباقية للمشكلات ومشاركة تلك المقترحات مع كبار المسؤولين. كما أن الطبيعة الشاملة لحل إدارة الإنفاق القانوني تجعل من السهل على الفرق التعاون ، خاصة في البيئات البعيدة. إن وجود مصدر واحد للحقيقة يعني تقليل التنقل بين الأقسام التي تحاول مشاركة المعلومات – يمكن للفرق الوصول إلى البيانات التي يحتاجون إليها عندما يحتاجون إليها.
أقوى التنوع والمساواة والشمول
كان مقتل جورج فلويد في عام 2020 وما نتج عنه من احتجاجات Black Lives Matter بمثابة حافز للشركات الأمريكية ، مما أدى إلى تجديد التركيز على جهود العدالة الاجتماعية. يتضمن جزء من هذا العمل السعي لبناء أماكن عمل أكثر تنوعًا وإنصافًا وشمولية. يمكن أن تلعب التكنولوجيا القانونية دورًا رئيسيًا في دعم أهداف التنمية البشرية والتنفيذية للمؤسسة من خلال مساعدة الفرق القانونية على قياس ومراجعة تنوع المستشارين الخارجيين بموضوعية.
إذا كانت شركتك تعمل مع بائعين قانونيين لا يشاركونك نفس الالتزام بتحسين DE&I ، فإن هذا يرسل رسالة سلبية للموظفين وأصحاب المصلحة والجمهور. ستتيح لك البرامج القانونية أن ترى بوضوح من يقوم بالعمل المطلوب تغييره ، مما يسمح لك بتخزين معلومات تنوع البائعين وتتبعها بمرور الوقت. يتضمن ذلك عوامل مثل العرق والجنس والتوجه الجنسي – ويمكنك أن ترى كيف تختلف هذه المجالات عبر المواقف المختلفة.
مسلحين بهذه المعرفة ، يمكن للقانونيين اتخاذ خيارات أكثر استنارة بشأن مستشارهم الخارجي لضمان بقائهم متماشين مع القيم الأساسية لشركتهم و “السير في مسيرة” التقدم الاجتماعي.
3. شرح كيف تساعد التكنولوجيا القانونية الإدارات غير القانونية
فقط لأن برنامج إدارة الإنفاق القانوني يحمل اسم “قانوني” لا يعني أنه يساعد الفريق القانوني فقط. يؤدي التبديل إلى نظام أساسي قانوني متكامل إلى إضافة قيمة عبر المؤسسة ، مما يساعد الفرق المختلفة على أداء وظائفها بشكل أكثر كفاءة وتحسين التعاون.
على سبيل المثال ، عندما لا يشارك الشؤون القانونية والمالية مصدرًا واحدًا للحقيقة لبيانات الإنفاق القانوني ، يضطر التمويل إلى إنشاء ميزانيات تستند إلى التخمين المتعلم أكثر من الحقائق. ينتج عن هذا النقص في البصيرة الميزانيات التي يمكن بسهولة إخراجها عن مسارها بفواتير غير متوقعة ومستحقات غير صحيحة. بينما يتدافع التمويل لحل هذه المشكلات مع القانونيين وبائعيها ، تصبح علاقة العمل مع القانوني متوترة.
حل إدارة الإنفاق القانوني يحل هذه المشاكل. يقوم البرنامج بسحب بيانات الإنفاق من منصات متعددة في مكان واحد ، مما يسهل على التمويل العثور على بيانات الإنفاق القانوني السابقة والحالية التي يحتاجون إليها – كل ذلك دون انتظار الرجوع القانوني إليها. مع كل شيء بدءًا من حالات الاستحقاق والفواتير إلى الإنفاق من قبل البائع في متناول يدهم ، فإن التمويل يحتوي على الحقائق التي يحتاجون إليها لعمل تنبؤات دقيقة للميزانية الشهرية والسنوية والتي تحتوي أيضًا على وسادة لأي رسوم أعلى من المتوقع.
لمزيد من الفوائد التي يمكنك مشاركتها مع رئيسك التنفيذي ، بما في ذلك كيف تساعد التكنولوجيا القانونية أيضًا في المبيعات وتكنولوجيا المعلومات والجناح C ، راجع منشور المدونة هذا.
سيساعد حل إدارة الإنفاق القانوني فريقك القانوني على التوسع
بعد استخدام هذه النصائح لإبراز عرض برنامجك القانوني والحصول على موافقة الرئيس التنفيذي ، يأتي الآن الجزء الممتع: اختيار التقنية القانونية التي ستوفر أفضل عائد على الاستثمار وتساعد فريقك على التوسع بسلاسة مع مؤسستك.
في SimpleLegal ، تحافظ منصتنا القابلة للتخصيص على إدارة الإنفاق القانوني والفوترة الإلكترونية القانونية بشكل جيد وبسيط. بفضل تصميمنا سهل الاستخدام والتدريب المتضمن ، يمكن لفريقك أن يبدأ العمل بسرعة ويبدأ في تقديم قيمة عمل جديدة على الفور. ومع نمو فريقك ، يمكنك تنمية قدرات النظام الأساسي من خلال ميزات إضافية مصممة لتلبية احتياجاته الفريدة.
ولكن لا تأخذ كلمتنا فقط – انتقل إلى قصص النجاح الخاصة بنا لترى كيف حولت SimpleLegal الأقسام القانونية للشركات في شركات مثل Instacart و Crocs.
