3 نصائح للحصول على تقارير إدارة الإنفاق القانوني

3 نصائح للحصول على تقارير إدارة الإنفاق القانوني

يمكن أن يكون إعداد تقارير إدارة الإنفاق القانوني مهمة معقدة وتستغرق وقتًا طويلاً – خاصةً عندما تكون لديك مسؤوليات أخرى تحتاج إلى اهتمامك. ومع ذلك ، بدون إشراف مباشر ، يمكن أن تخرج التكاليف القانونية عن السيطرة بسرعة. هناك أيضًا ضغط واسع النطاق على الإدارات القانونية لتقديم المزيد بموارد أقل – طُلب من ما يقرب من 30٪ من الفرق القانونية الداخلية تقليل إنفاقها في عام 2020 ، بغض النظر عن أعباء العمل المتزايدة.

كيف يمكنك إدارة التقارير ، وإذا لزم الأمر ، البحث عن مجالات لخفض التكاليف؟ من خلال عملية إعداد تقارير بسيطة وقابلة للتكرار تنتج معلومات سريعة ودقيقة وقابلة للتنفيذ لمؤسستك.

لتحقيق هذه الغاية ، قمنا بتجميع بعض النصائح لمساعدتك في إنشاء وإدارة عملية إعداد تقارير العمليات القانونية الخاصة بك.

النصيحة رقم 1: قم بتوحيد معايير عملية الفوترة الإلكترونية للمورد

تجعل عملية الفوترة الإلكترونية الموحدة لجميع البائعين لديك عملية الفوترة أبسط وستساعدك على تقديم تقارير دقيقة عن إنفاقك القانوني. تساعدك عملية الفوترة المنظمة على التحكم في الإنفاق القانوني والتأكد من أن مؤسستك بأكملها لديها حق الوصول إلى معلومات دقيقة ومحدثة.

ابدأ بجمع الفواتير القانونية التي تغطي مراكز التكلفة الرئيسية في حدود ميزانيتك. يمكن أن تشمل مراكز التكلفة الخاصة بك:

  • تكاليف الرواتب للموظفين في المنزل
  • تكاليف البائع لخدمات الطرف الثالث
  • تكلفة الخدمات القانونية من مستشار خارجي
  • مستحقات

هذه فرصة رائعة لمراجعة الفاتورة ، حتى تتمكن من فهم كيفية تنظيم فواتيرك وكيفية تصنيف البنود. إذا كان من الصعب العثور على فواتيرك أو كان من الصعب فهم بيانات الفواتير الخاصة بك ، فهناك حلول أتمتة متاحة لتبسيط هذه العملية وتحسينها.

نأمل أن تعمل الفوترة الإلكترونية الخاصة بك مثل آلة جيدة التزييت مع بعض الأخطاء. ومع ذلك ، يمكن في بعض الأحيان التغاضي عن التفاصيل ، لا سيما في الإدارات القانونية للشركات على نطاق واسع. احذر من:

  • تفاصيل أو أوصاف مفقودة في الفواتير (فواتير غامضة)
  • الترميز غير المناسب – قد تحتاج إلى الضبط إذا لم يتم إدخال رموز UTBMS و ABA بشكل صحيح
  • التكاليف الخارجة عن القاعدة
  • السجلات التي ليست بتنسيق ملف LEDES

إذا وجدت أخطاء متكررة في فواتيرك ، فقد تحتاج إلى إنشاء إرشادات جديدة للفوترة الإلكترونية تحدد سير عمل محددًا يتبعه قسمك.

إعداد التقارير الدقيقة أمر بالغ الأهمية لوضع الميزانية

أنت بحاجة إلى تقارير دقيقة لشركتك لوضع الميزانية بشكل فعال. قد تحتاج أيضًا إلى تلبية الامتثال التنظيمي – قانون Sarbanes-Oxley ، على سبيل المثال ، لديه متطلبات صارمة لحفظ السجلات المالية التي يجب على الشركات المتداولة علنًا اتباعها. يمثل الامتثال ثاني أعلى فئة للإنفاق المتعلق بالتكنولوجيا ، وفقًا لتقرير قياس الأداء لعام 2021 الصادر عن جمعية مستشاري الشركات (ACC).

علاوة على ذلك ، يمكن أن تكشف التقارير المالية الدقيقة عن مشاكل داخل شركتك ، مثل أخطاء الفواتير أو الإنفاق الزائد. ومع ذلك ، قد يكون من الصعب إجراء هذه العملية بشكل صحيح. يتطلب حفظ سجلات مفصل من عدة أشخاص في المؤسسة ، بالإضافة إلى طريقة على مستوى الشركة لتنظيم السجلات.

بالنسبة للموظفين الإداريين وغيرهم في العمليات القانونية ، يمكن أن يكون إنشاء وصيانة نظام دقيق للفوترة الإلكترونية عبئًا ثقيلًا. يمكن أن يساعد النظام الأساسي القانوني لإدارة الفواتير الإلكترونية في تقليل هذا العبء عن طريق أتمتة الخطوات في عملية الفوترة وتنظيم الفواتير في قاعدة بيانات مركزية يتم تحديثها في الوقت الفعلي. يؤدي ذلك إلى تحسين دقة حفظ السجلات وإنشاء رؤى قابلة للتنفيذ بناءً على التعلم الآلي.

نصيحة رقم 2: تعامل مع تقريرك على أنه مستند حي

بدلاً من التفكير في تقرير الإنفاق القانوني الخاص بك كوثيقة ثابتة ، فكر فيه على أنه النتيجة النهائية لعملية تقوم فيها بتجميع بيانات الإنفاق الخاصة بك ، والتحقق منها مرة أخرى وتنظيمها ، وتقديم تحليل لمعنى ذلك. افعل ذلك بانتظام (شهريًا أو ربع سنويًا أو حسب الطلب) ، وستنشئ سجلًا يمكنك استخدامه لتحديد الاتجاهات.

هناك بعض الأجزاء الأساسية التي يجب عليك تضمينها في تقريرك:

  • إجمالي تكاليف الأقسام حسب الشهر أو الربع ، اعتمادًا على جدول تقارير شركتك
  • التكاليف المتوقعة للفترة الزمنية القادمة
  • شرح أي تكاليف خارجة عن المألوف
  • تحليل بيانات إنفاقك ، إلى جانب أي تغييرات مطلوبة في الميزانية

يمكنك التعمق أكثر في تقاريرك لتضمين معلومات مفصلة عن أولويات الشركة. كممارسة عامة جيدة ، قم بإنشاء مؤشرات الأداء الرئيسية (KPIs) لقسمك والتي تعود إلى أهداف الشركة الإجمالية. ستختلف مؤشرات الأداء الرئيسية الخاصة بك ولكنها قد تتضمن مقاييس الصناعة الشائعة مثل إنفاقك الشهري أو ربع السنوي مقسمًا حسب:

  • مركز تقييم الكلفة، مركز التسعير، مركز التثمين
  • مشروع أو مسألة
  • مقدمو خدمات الطرف الثالث
  • ضابط الوقت

سوف تتغير احتياجات الأقسام الخاصة بك

سوف يتغير إنفاقك القانوني بمرور الوقت مع ظهور مشاريع وأولويات جديدة. إذا كان تقرير الإنفاق الخاص بك مستندًا حيًا – مما يعني أنه من السهل إعادة تنسيقه وتحديثه في الوقت الفعلي والمشاركة عبر مؤسستك – فستتمكن من التكيف مع الاحتياجات المتغيرة لشركتك.

على سبيل المثال ، إذا حددت شركتك هدفًا يتمثل في تشديد أمان البيانات ، فيمكنك تقديم معلومات محددة ومخصصة حول كيفية دعم ميزانية إدارتك لهذا المشروع. يمكن أن يشمل ذلك الإنفاق الذي خصصته لخطة الاستجابة لخرق البيانات أو استشارة مع خبير خارجي حول أفضل الممارسات للأمن الداخلي.

للاستجابة لاحتياجات إعداد التقارير المتغيرة ، قم بإنشاء قاعدة بيانات شاملة تجمع كل معلومات الإنفاق الخاصة بك بمستوى عالٍ من التفاصيل: فكر في فئات الإنفاق ، ومراكز التكلفة ، ومعلومات البائع المحددة ، وما إلى ذلك ، وبعد ذلك ستتمكن من إنشاء تقارير مخصصة تتكسر خفض تكاليفك بناءً على العوامل التي تحتل المرتبة الأولى في أذهان فريقك في الوقت الحالي.

سيجعل القالب القابل للتكيف هذه العملية أسهل – وستعمل لوحة معلومات الإنفاق المركزية التي يمكن الوصول إليها من قبل مؤسستك بأكملها على تبسيط عملية إعداد التقارير الخاصة بك.

نصيحة رقم 3: فكر في جمهورك عند تحليل البيانات

تقرير إنفاقك هو فرصتك لوضع تحليل مدعوم بالبيانات أمام صانعي القرار الرئيسيين في شركتك. لا تشارك بيانات إنفاقك ببساطة ؛ فسر ما وجدته وقدم رؤى مصممة خصيصًا لجمهورك. من المحتمل أن يكون تحليلك الجزء الأكثر إقناعًا وقابلية للتنفيذ في تقرير الإنفاق الخاص بك.

يجب أن يقدم تقريرك النهائي أهم المعلومات والرؤى مقدمًا بتنسيق سهل الفهم. و “سهل الفهم” يختلف باختلاف جمهورك. ضع في اعتبارك من ستقدم تحليل الإنفاق الخاص بك إلى: إدارة القسم القانوني ، أو المالية ، أو المديرين التنفيذيين في C-suite؟ سيحدد جمهورك:

  • كم من الوقت يمكنهم تخصيصه لقراءة تقريرك
  • فئات الإنفاق الأكثر صلة بعملهم
  • الأسئلة التي سيطرحونها بخصوص إنفاقك القانوني

على سبيل المثال ، ربما يبحث جمهور C-suite عن معلومات مستهدفة سريعة للمساعدة في صنع القرار على مستوى الشركة. لذلك ، يجب أن يتضمن التقرير المنسق جيدًا نظرة عامة موجزة مع التكاليف مقسمة حسب الفئات الرئيسية التي يهتم بها المسؤولون التنفيذيون رفيعو المستوى. في هذه الحالة ، يمكنك أيضًا توفير مرفق بمعلومات داعمة متعمقة يمكن للقيادة الرجوع إليها إذا أرادوا أن يغوصوا بعمق.

كجزء من تحليلك ، لاحظ كيف يتم تخصيص ميزانية القسم الخاص بك. ما هي المجالات التي تنفق عليها أكثر والتي تتطلب أقل تمويل؟ هل هناك مناطق يمكنك قطعها أو مناطق أخرى تحتاج فيها إلى تخصيص المزيد؟ قم بصياغة التوصيات بناءً على بيانات الإنفاق السابقة – تعامل مع ذلك كدليل عند تقديم قضيتك.

بمرور الوقت ، يمكنك استخدام بياناتك لإنشاء معايير تُظهر إنفاقك المعتاد. ثم يمكنك التنبؤ بالنفقات المستقبلية وتحديد الاتجاهات المتغيرة. يوفر هذا إمكانية التنبؤ لبقية مؤسستك.

تمنحك تقارير الإنفاق القانوني رأيًا أثناء مناقشات الميزانية

إن تحليل الإنفاق القانوني الخاص بك هو أيضًا فرصتك لحماية ميزانيتك الحالية أو حتى طلب زيادة. قد لا تعرف الأقسام الأخرى ما تحتاجه للقيام بعملك بفعالية. الأمر متروك لك لتوضيح كيف يفيد الإنفاق القانوني الشركة ككل. استخدم تحليلك لطلب ما تحتاجه أو لإظهار مدى أهمية عمل قسمك.

عبر الصناعة ، تطور دور العمليات القانونية ، وزادت مسؤوليتك كواحد رئيسي للإستراتيجية. يتمتع القانون الداخلي الآن بصوت مهم في مناقشات إستراتيجية العمل الشاملة. يوفر تقرير الإنفاق القانوني الخاص بك الدليل الذي تحتاجه لتقديم توصيات تجارية مستنيرة.

يمكنك تسليط الضوء على المجالات التي تكون فيها عملياتك أكثر فاعلية وتقديم حجة مقنعة توضح أنك أنفقت دولارات الشركة لتوليد نتائج إيجابية. إيلاء اهتمام خاص للمشاريع المخصصة للحد من المخاطر والوقاية منها. قد لا يبدو تجديد عملية التعاقد ، على سبيل المثال ، بمثابة فوز لمن هم خارج قسمك إلا إذا أوضحت صراحةً كيف قام هذا المشروع بحماية الشركة من أي ضرر محتمل.

يمكنك أيضًا تقديم حجة مدعومة بالبيانات لزيادة الإنفاق إذا لزم الأمر. إذا كنت تتطلع إلى تنمية قسمك ، على سبيل المثال ، يمكنك تسليط الضوء على الحالات التي كان من الممكن أن يؤدي فيها وجود موظف داخلي (وليس مقدم خدمة تابع لجهة خارجية) إلى توفير التكاليف وزيادة كفاءة إدارتك إلى أقصى حد. نظرًا لأن الإدارات تتطلع إلى نقل المزيد من العمل القانوني في المنزل ، فمن المهم أن تكون قادرًا على تقديم قضية مقنعة تشرح سبب هذا التغيير المفيد لشركتك.

بينما يمكنك إنشاء العملية والقوالب الخاصة بك لتوليد رؤى فريدة حول ميزانية إدارتك ، فإن برنامج إدارة الإنفاق القانوني سيجعل الأمور أسرع وأسهل في التكرار.

يبسط برنامج إدارة الإنفاق القانوني عملية إعداد التقارير

لا يجب أن يكون تتبع الإنفاق وإعداد التقارير عملية معقدة. يمكن لبرمجيات الإنفاق القانوني المخصصة أن تبقي التكاليف واضحة وتضمن أن يكون لدى كل فرد في المؤسسة وجهة نظر حول كيفية تخصيص الميزانية القانونية.

يمنحك برنامج الإنفاق القانوني الحديث أيضًا خيار تخصيص التقارير لتناسب احتياجاتك. مسلحًا بتحليلات الإنفاق القانوني المفصلة ، يمكنك إبراز مناطق الميزانية ذات التأثير الأكبر على صافي أرباح شركتك وإنشاء إصدارات مختلفة من تقريرك لجماهير مختلفة عبر مؤسستك. اكتشف كيف يمكن أن يدعم حل SimpleLegal للفوترة الإلكترونية إدارة نفقاتك القانونية.

اترك تعليقاً

لن يتم نشر عنوان بريدك الإلكتروني. الحقول الإلزامية مشار إليها بـ *

الوجبات الجاهزة لأحد كبار مديري المنتجات من CLOC 2022 Previous post الوجبات الجاهزة لأحد كبار مديري المنتجات من CLOC 2022
كيف يدعم الإرشاد التنوع في مهنة القانون Next post كيف يدعم الإرشاد التنوع في مهنة القانون