4 hacks to measure legal department KPIs with limited data

4 اختراقات لقياس مؤشرات الأداء الرئيسية للإدارة القانونية ببيانات محدودة

تكشف مؤشرات الأداء الرئيسية (KPIs) عن مدى تلبية القسم لأهداف شركتك. في حين أن الإبلاغ عن مؤشرات الأداء الرئيسية لم يكن دائمًا ممارسة معيارية في مهنة المحاماة ، فقد تغيرت التوقعات. الآن ، يجب أن تكون الإدارات القانونية متوافقة بشكل وثيق مع رؤية الشركة وميزانيتها وأولوياتها. لسوء الحظ ، يتعامل العديد من فرق العمليات القانونية مع هذا التحدي الجديد دون الوصول إلى نوع برنامج إنشاء البيانات الذي يجعل إعداد تقارير مؤشرات الأداء الرئيسية مؤتمتًا وسهلاً.

ومع ذلك ، فإن فريقك القانوني الداخلي لديه مؤشرات أداء رئيسية قابلة للقياس. من الممكن تتبع أداء فريقك والإبلاغ عنه دون الوصول إلى بيانات متعمقة – سيستغرق الأمر بعض العمل الإضافي لجمع وتنظيم المعلومات التي لديك في تقرير ثاقب.

ستساعدك هذه النصائح الأربع على تتبع أداء القسم القانوني الخاص بك مع التركيز الواضح على المقاييس المهمة وعملية موحدة لجمعها.

1. فهم الغرض من إعداد التقارير

تُظهر مؤشرات الأداء الرئيسية للإدارة القيمة التي يجلبها قسمك القانوني إلى الشركة. قم ببناء عملية إعداد التقارير الخاصة بك حول مؤشرات الأداء الرئيسية التي تسلط الضوء على كيفية تأثير أداء وحدة عملك بشكل إيجابي على المحصلة النهائية للشركة.

إذا كنت تعمل بدون برنامج إدارة العمليات القانونية ، فستحتاج إلى أن تكون استراتيجيًا في البيانات التي تجمعها. بينما لا يمكنك تسجيل كل نقطة بيانات ، يمكنك استهداف المعلومات التي ستثبت قيمتها.

ركز جهودك على البيانات التي ستظهر قيمتك للمؤسسة. هل تحاول إبراز كفاءة إدارتك في التعامل مع الأمور القانونية أو قدرتك على توفير التكاليف عن طريق منع تطور المشكلات؟ استهدف تلك البيانات واترك الباقي جانبًا.

يمكن أن يكشف تقرير مؤشرات الأداء الرئيسية أيضًا عن الاتجاهات في عملياتك القانونية. على سبيل المثال ، تخيل أنك تقوم بالإبلاغ عن تكاليف الأقسام بناءً على مجال الممارسة ، وترى أن تكلفة حماية خصوصية البيانات ترتفع باستمرار كل شهر. يمكن أن يشير هذا المقياس إلى الحاجة على مستوى الشركة لإصلاح السبب الجذري لانتهاكات الخصوصية – تعليم الموظفين كيفية تجنب مخططات التصيد ، ربما – حتى تتمكن من تقليل إنفاقك القانوني في هذا المجال.

يمكن أن يساعدك تقريرك أيضًا في بناء حجة قوية للتغييرات. إذا كان إنفاق محاميك الخارجي خارج نطاق السيطرة ، على سبيل المثال ، يمكنك استخدام مؤشرات الأداء الرئيسية الخاصة بك لإثبات أن تعيين مستشار داخلي من شأنه أن يقلل بالفعل من تكاليف القسم الخاص بك.

بمجرد أن تفهم ما تحاول قوله في تقارير KPI الخاصة بك ، يمكنك التركيز على تحديد مؤشرات الأداء الرئيسية التي من شأنها أن تروي هذه القصة بشكل أفضل. بعد ذلك ، يمكنك إنشاء عملية لفحص سجلاتك والعثور على البيانات المحددة التي تحتاجها لإثبات قضيتك.

2. تحديد مؤشرات الأداء الرئيسية التي تظهر قيمة لمجموعة C

نظرًا لأن هدفك من إعداد التقارير هو إظهار القيمة التي تجلبها للشركة ، فمن المحتمل أن تبدأ بتتبع الكفاءة التشغيلية والإنفاق الإجمالي والمشاريع أو الأمور التي تم مسحها وإغلاق العقود.

بدون برنامج إدارة العمليات القانونية ، ستكون مقيدًا بكمية البيانات التي يمكنك جمعها ، ولكن لديك كنزًا من الرؤى المخبأة في الفواتير والجداول الزمنية والعقود والسجلات الأخرى. لا يزال بإمكانك إنشاء تقارير منخفضة الارتفاع تُظهر قيمتك لمجموعة C إذا كنت تخطط لذلك.

مؤشرات الأداء الرئيسية للإدارة القانونية التي يجب التركيز عليها

تعتمد مؤشرات الأداء الرئيسية التي تختارها على احتياجاتك الخاصة. ومع ذلك ، فإن بعض المقاييس من القسم القانوني تعيد تعيينها إلى المجالات الأساسية داخل العمل. يؤثر إنفاقك الإجمالي على الميزانية ، ويؤثر معدل إغلاق العقد على علاقات البائعين ، وتؤثر ساعاتك على قرارات الموظفين ، على سبيل المثال. تُعد مؤشرات الأداء الرئيسية هذه ذات قيمة لفريق قيادتك لأنها يمكن أن تساعد في تحديد اختياراتهم أثناء اتخاذهم قرارات بشأن الإنفاق العام والتوظيف. ابدأ بالإبلاغ عن:

  • الإنفاق الفعلي حسب الشهر
  • مجموع الساعات المفوترة
  • الخصومات والتسويات وترتيبات الرسوم البديلة
  • عدد العقود المنتهية
  • عدد الأمور التي حلها فريقك
  • الوقت المنقضي لكل مسألة

إذا كانت مجموعة C الخاصة بك تبحث عن المزيد من البيانات المتعمقة ، فهناك المزيد من المقاييس المتاحة في سجلاتك. قد تكون هذه فرصة جيدة لك لاقتراح برنامج قانوني مخصص لأنه يمكن أن يظهر بسهولة:

  • أهم المسائل مقسمة حسب ساعات المحاماة ومتوسط ​​السعر (باستخدام المعلومات من فواتير المحامي الخارجي أو الجداول الزمنية الخاصة بالمحامي الداخلي)
  • يتم تقسيم المسائل من قبل محام معين
  • المسائل التي يتم التعامل معها من قبل المحامين الداخليين مقارنة بمكاتب المحاماة الخارجية

مؤشرات الأداء الرئيسية الكمية

ابحث عن بيانات الإيرادات التي تم تتبعها وتصنيفها بالفعل. على سبيل المثال ، ستكشف الجداول الزمنية الداخلية الخاصة بك عن أفضل منظمي الوقت. يمكن أن توفر رموز المهام التي تستخدمها لفواتير الجهات الخارجية رؤى قيادية حول إنفاق البائعين. هذه طريقة رائعة لتتبع التكاليف وتحديد المناطق التي قد تفرط فيها في الإنفاق. اعتمادًا على مدى تفصيل فواتيرك ، يمكنك أيضًا الإبلاغ عن تخفيضات البنود مقسمة حسب الفئة (مثل السفر ، والبحث ، والعمل الإداري / الكتابي ، والنفقات العامة ، والطوابع البريدية ، وما إلى ذلك).

يمكنك أيضًا إلقاء نظرة جيدة على كيفية عمل مجالات الممارسة المختلفة داخل قسمك من خلال النظر في ساعات كل منطقة تدريب ومتوسط ​​المعدل خلال إطار زمني معين. تُظهر المقاييس القائمة على منطقة الممارسة كيفية تخصيص عملك داخل القسم الخاص بك ، ويمكن لمؤشرات الأداء الرئيسية هذه أن تجعل الاتجاهات أكثر وضوحًا.

على سبيل المثال ، قد يكون الارتفاع المفاجئ في الوقت الذي يقضيه العمل في التقاضي علامة مقلقة على زيادة الدعاوى القضائية. يمكن توقع اتجاه تصاعدي في عمليات الاندماج والاستحواذ بعد عملية الاستحواذ الأخيرة. قد يشير الوقت الزائد والميزانية التي يتم إنفاقها على إدارة الملكية الفكرية إلى بعض أوجه القصور داخل إدارتك.

مؤشرات الأداء النوعية

يمكنك أيضًا القياس والإبلاغ عن مؤشرات الأداء الرئيسية النوعية. تحدد جودة العقد مدى قيمة كل عقد للأعمال. في حين أن هناك مكونًا نقديًا لتحديد “القيمة” ، فقد تقدم بعض العقود مزايا إستراتيجية أيضًا. الأمر متروك لخبرتك لتقييم مدى أهمية عقد مقارنة بعقد آخر.

أهمية مؤشرات الأداء الرئيسية النوعية لأن القيمة التي يجلبها قسمك لمؤسستك لا تترجم دائمًا بسهولة إلى بيانات كمية. إذا أمضى فريقك وقتًا كبيرًا وميزانية كبيرة في إدارة عقد ذي قيمة خاصة ، فأنت تريد أن تتأكد من توضيح ذلك لفريق القيادة الخاص بك. وإلا ، فقد يكون من الصعب تبرير إنفاق تلك الموارد.

يمكنك أيضًا النظر إلى رضا زملائك في العمل. على غرار استطلاعات رضا العملاء ، اسأل أعضاء الإدارات الأخرى عن مدى قيمة خدماتك القانونية التي يقدمونها. يمكنك أيضًا الحصول على تفاصيل دقيقة في أسئلتك عن طريق السؤال عن أفكارهم حول متوسط ​​الوقت الذي تقضيه لإغلاق عقد أو تسوية مسألة أو إكمال مشروع.

3. بناء ممارسات حفظ السجلات الداخلية حول مؤشرات الأداء الرئيسية الخاصة بك

بعد تحديد مؤشرات الأداء الرئيسية التي تريد تتبعها ، قم بتنظيم جميع عمليات حفظ السجلات لدعم هذه المقاييس. من المحتمل أن تكون هذه الخطوة هي الجزء الأكثر استهلاكا للوقت في تنفيذ عملية إعداد تقارير مؤشرات الأداء الرئيسية الجديدة ، ولكنها خطوة يجب عليك إكمالها مرة واحدة فقط. قد تبدأ عمليتك بطيئة بعض الشيء أو بطيئة ، لكنك ستتمكن من تحسينها بمرور الوقت.

بعد أن تأخذ الوقت الكافي لإنشاء إجراء وإعادة تنظيم سجلاتك لتتناسب مع احتياجاتك ، يمكن لفريقك تكرار هذه المهام الإدارية كل شهر أو ربع سنوي لتقديم تقرير عن مؤشرات الأداء الرئيسية الخاصة بك. (إذا كنت تقوم بإنشاء نظام من الألف إلى الياء ، فراجع دليل Thomson Reuters حول إدارة السجلات.)

من المحتمل أن تقضي وقتًا طويلاً في إنشاء عملية حفظ سجلات منظمة تتيح لك تتبع مؤشرات الأداء الرئيسية الخاصة بك والإبلاغ عنها. على سبيل المثال ، قد تحتاج إلى تغيير فواتيرك لتضمين رموز مخصصة ، بحيث يكون التتبع أسهل. أو قد تحتاج إلى إنشاء سير عمل مخصص يتتبع الأمور أو المشاريع أثناء انتقالها عبر خط الأنابيب الداخلي. يقوم برنامج الإدارة القانونية بإزالة هذا الإعداد من لوحتك ، ولكن بدونه ، سيتعين عليك القيام ببعض الرفع الثقيل الأولي لجعل عملية حفظ السجلات الخاصة بك على المسار الصحيح.

كمثال: إذا كان فريق القيادة لديك قد أنشأ مبادرة جديدة تركز على تعظيم الفعالية من حيث التكلفة عبر جميع الأقسام ، فأنت بحاجة إلى نظام لحفظ السجلات يتوافق مع هدف الشركة.

لتحقيق هذا الهدف ، ستحتاج أولاً إلى تحديد المشاريع والأمور ومجالات الممارسة التي توفر التكاليف. بعد ذلك ، ستحتاج إلى التأكد من أن كل فاتورة وعقد وسجلات أخرى لها مكان لتسجيل تلك المعلومات. نظرًا لأن فريق الإدارة لديك يدير المستندات ، فيمكنه تقديمها باستخدام تسلسل هرمي يأخذ هذه الفئات في الاعتبار. في نظام منظم جيدًا ، يجب أن تكون قادرًا على العثور على جميع النفقات المتعلقة بفئة معينة.

4. إنشاء جدول بيانات تتبع مؤشرات الأداء الرئيسية للإدارة القانونية لإعداد التقارير

نوصي بالابتعاد عن الاعتماد على جداول البيانات لأغراض التتبع ، ولكن في حالة الضرورة ، يمكنك استخدامها لدمج مؤشرات الأداء الرئيسية من مصادر مختلفة. سينشئ جدول بيانات تتبع مؤشرات الأداء الرئيسية مركزًا مركزيًا يمكنك أنت وبقية أعضاء فريقك استخدامه لتتبع المقاييس وتحديد الاتجاهات.

أثناء إنشاء جدول البيانات ، استفد من البيانات المتوفرة لديك. قد لا يكون لديك رؤية واضحة تمامًا في كل جانب من جوانب عملياتك ، ولكن لديك حق الوصول إلى رؤى قيمة.

إنشاء ورقة التتبع الخاصة بك

ضع إطارًا زمنيًا للتقارير – يمكن أن يكون شهريًا أو ربع سنويًا أو مخصصًا. الهدف هو تقديم تقرير على جدول زمني منتظم ومتكرر ، حتى تتمكن من إنشاء اتجاهات القسم. أو ، إذا كنت تقوم بالإبلاغ بشكل خاص ، فيجب أن يتطابق الإطار الزمني الخاص بك مع بعض المعالم الأخرى للشركة أو القسم. قد ترغب في معرفة كيف انخفضت تكاليف المحامي الخارجي منذ تعيين محامي داخلي ، على سبيل المثال.

قم ببناء لوحة معلومات تتبع مؤشرات الأداء الرئيسية الخاصة بك باستخدام Excel أو Google Sheets. يعد استخدام البرامج المستندة إلى السحابة (مثل جداول بيانات Google) خيارًا رائعًا حيث يمكن لفريقك بأكمله رؤية التحديثات في الوقت الفعلي – فقط تأكد من التحقق من أن بياناتك مشفرة وآمنة. يمكنك إعداد قالب بنقاط لتسجيل مؤشرات الأداء الرئيسية التي اخترتها. من الجيد عادةً ربط لوحة معلومات التتبع الخاصة بك مباشرةً بمصدر بياناتك إن أمكن. سيوفر لك ذلك من نسخ ولصق عدد العقود التي أغلقتها يدويًا خلال الشهر الماضي ، على سبيل المثال.

حدد الاتجاهات في تقدمك – أثناء قيامك بالإبلاغ عن مؤشرات الأداء الرئيسية الخاصة بك ، فإنك تنشئ سجلاً يوضح كيفية أداء قسمك بمرور الوقت. باستخدام هذه المعلومات ، يمكنك مقارنة التغيير في كل مؤشر أداء رئيسي من شهر لآخر (أو ربع إلى ربع) لإظهار الاتجاهات. قد ترى أن التكاليف في بعض المناطق ترتفع وتنخفض بشكل موسمي ، على سبيل المثال ، أو قد تلاحظ أن الطلب على إحدى خدماتك يرتفع على فترات متوقعة. يمكنك أيضًا تحديد الاتجاهات الإيجابية التي تحدث بعد إجراء التغييرات.

بناء التقرير الخاص بك

يجب أن تشكل البيانات التي تجمعها عبر جدول البيانات العمود الفقري لتقريرك. ومع ذلك ، من الجيد استخلاص المعلومات التي جمعتها في شكل سهل الهضم لفريق القيادة الخاص بك. تذكر أن هدفك هو إظهار قيمة فريقك القانوني للمديرين التنفيذيين في الشركة.

عند تقديم تقرير ، قم بتضمين نظرة عامة تلخص أدائك بمرور الوقت. يجب عليك أيضًا وضع تحليل استراتيجي في المقدمة والوسط ، حتى تحصل C-suite الخاص بك على الرؤى الأكثر قيمة على الفور. يمكنك استخدام تحليلك لشرح سبب عدم وجود بعض مؤشرات الأداء الرئيسية خارج المعايير ، على سبيل المثال ، وشرح الإجراءات التي من شأنها حل المشكلة. يمكنك أيضًا استخدام هذا الجزء من تقريرك لعرض المكاسب ورسم صورة واضحة لكيفية تحقيق فريق العمليات القانونية لأهداف الشركة.

تساعد العناصر المرئية أيضًا في تسهيل فهم تقريرك. المخططات الدائرية مناسبة بشكل جيد لعرض النسبة المئوية من إجمالي إنفاقك الذي يذهب نحو مسائل أو مشاريع محددة. يمكن للرسوم البيانية الخطية تتبع اتجاهات بيانات الإنفاق الفعلي بمرور الوقت.

أتمتة عمليات التتبع الخاصة بك

أخيرًا ، تحقق مما إذا كان بإمكانك أتمتة بعض عمليات التتبع الخاصة بك من خلال تكامل البيانات. سيسمح لك ذلك بربط جداول البيانات معًا أو استخدام أدوات سير العمل الخارجية ، مثل Zapier ، لسحب البيانات من أدواتك الداخلية إلى جدول بيانات التقارير الخاص بك. إذا كان بإمكانك مزامنة جدول بيانات التتبع الخاص بك مع جداول البيانات التي تتعقب مدفوعات الفواتير ، على سبيل المثال ، فسيتم استيراد المعلومات الخاصة بكل فاتورة مدفوعة تلقائيًا إلى متتبع مؤشرات الأداء الرئيسية. سيوفر لك ذلك الكثير من الوقت في المهام الإدارية ويقلل من فرصة الخطأ البشري.

قم بترقية برنامجك لقياس المقاييس بشكل أبسط

سيقوم جدول بيانات تتبع مؤشرات الأداء الرئيسية بإنجاز المهمة قبل اجتماعك ربع السنوي القادم ، ولكن إبقائه محدثًا قد يستغرق وقتًا طويلاً ومعقدًا. إذا لم يكن لديك الوقت أو الدعم الإداري للتعامل مع التقارير ، ففكر في تقديم قضية لفريق القيادة الخاص بك للحصول على حل تقني قانوني.

يُنشئ برنامج إعداد التقارير القانونية قاعدة بيانات مركزية تتم مشاركتها عبر جميع الأقسام ويحد من التعقيدات الناتجة عن قياس مؤشرات الأداء الرئيسية الخاصة بك والإبلاغ عنها. باستخدام SimpleLegal ، يمكنك الوصول إلى لوحة معلومات تحليلات آلية سهلة الاستخدام تم تكوينها لتتبع مؤشرات الأداء الرئيسية الخاصة بك في الوقت الفعلي. يمكنك إنشاء تقارير مخصصة لـ C-suite تُبرز مناطق الإنفاق التي تريد إظهارها. قم بجدولة عرض توضيحي لمعرفة المزيد حول كيف يمكننا مساعدتك في تبسيط إعداد التقارير القانونية.

اترك تعليقاً

لن يتم نشر عنوان بريدك الإلكتروني. الحقول الإلزامية مشار إليها بـ *

38 top legal blogs to follow in 2022 Previous post 38 مدونة قانونية يجب متابعتها في عام 2022