5 نصائح لمنع الإرهاق القانوني لفريقك الداخلي

5 نصائح لمنع الإرهاق القانوني لفريقك الداخلي

ليس هناك من تلطيف: المحترفون القانونيون في الشركات يكافحون. وجد استطلاع أجرته مؤسسة جارتنر في أكتوبر 2021 أن 54٪ من المستشارين الداخليين أفادوا بأنهم شعروا بدرجة معينة من الإرهاق. من بين أولئك الذين يعانون من أعلى مستويات الإجهاد المزمن والإرهاق ، اعترف 61٪ بأنهم “يؤخرون أو يقتلون المشاريع بشكل متكرر” و 68٪ كانوا يخططون لترك وظائفهم.

هذا المستوى من الإرهاق القانوني ليس مشكلة فردية للموظفين. إنها مشكلة تجارية – مشكلة تقع على عاتق القادة القانونيين مسؤولية معالجتها. عندما تُترك دون رادع ، يؤدي الإرهاق إلى انخفاض الإنتاجية وانخفاض الروح المعنوية والمشاركة وزيادة معدل دوران الموظفين – وكل ذلك يتسبب في إحداث فوضى في المحصلة النهائية. في الواقع، فإن مراجعة ستانفورد للابتكار الاجتماعي يلاحظ أن الإرهاق يكلف الشركات ما بين 120 إلى 190 مليار دولار سنويًا.

إذا كانت فكرة معالجة الإرهاق تبدو ساحقة ، فأنت لست وحدك. الإرهاق مشكلة معقدة ودقيقة – مشكلة منتشرة في العديد من الصناعات خارج المجال القانوني. لحسن الحظ ، هناك إجراءات أساسية يمكنك اتخاذها لجعل المشكلة أكثر قابلية للإدارة.

لدعم رفاهية الشركة ، تحتاج إلى إعطاء الأولوية لرفاهية فريقك. أظهر لموظفيك أنك تهتم بهم كأشخاص ، وليس مجرد محترفين ، من خلال هذه النصائح الخمس لوقف الإرهاق القانوني قبل أن يبدأ.

1. مراجعة أعباء العمل الفردية وتصحيح التجميع الزائد

كما يشير استطلاع Gartner ، فإن الطريقة الأكثر “بديهية” للتعامل مع إرهاق المحامين هي إعادة التوازن إلى أعباء العمل ، بدءًا من الموظفين الأكثر إرهاقًا بشكل ملحوظ. في حين أن مراجعة السعة بشكل دوري وتحويل المشاريع ليس بالضرورة إصلاحًا دائمًا للإرهاق ، إلا أنه لا يزال مفيدًا – وجدت Gartner أن إعادة توزيع أعباء العمل قللت من الإرهاق الداخلي بنسبة 16٪.

من منظور إدارة المشروع ، يجب أن يكون لدى الموظفين ما يكفي من العمل القابل للفوترة لملء 70٪ إلى 80٪ من يومهم. قد يبدو هذا غير بديهي (أو حتى مستحيل) للمستشار الداخلي الذي ، كما وجد بلومبرج ، يعمل بمعدل 51 ساعة في الأسبوع. ولكن كما أوضحت سوزان مور محللة شركة Gartner ، فإن تعيين أعباء العمل التي تزيد عن 80٪ يضر في الواقع بجودة العمل ، “ويقلل من الأداء ويزيد من الأخطاء”. ساعات أكثر لا تعني عمل أفضل.

يخفف نطاق عبء العمل بنسبة 70-80٪ الضغط على أعضاء الفريق ، ويمنحهم الوقت لمتابعة مهام الإدارة ، ويمنحهم فترة تخزين مؤقتة إذا استغرقت مسألة أو مشروع معين وقتًا أطول من المتوقع. تأخذ هذه النافذة أيضًا فترات راحة ، والتي ثبت علميًا أنها تعمل على تحسين الإنتاجية.

كلما بدأت في التعامل مع أعباء العمل مبكرًا مع وضع هذا الإطار في الاعتبار ، كان من الأفضل لك التعرف على حالات الإرهاق وعلامات التحذير من الإرهاق. إذا كان لدى فريقك مدير مشروع ، فاعمل معهم لمراجعة أعباء العمل وإعادة توازنها لتقليل العمل الإضافي والوصول إلى 70-80٪ “نقطة حلوة” قدر الإمكان.

إذا لم يكن لديك مدير مشروع ، فانتقل إلى البرامج القانونية للتعرف على من يعمل على ماذا. يمكنك بسهولة تصفية المشاريع المختلفة حسب فئات مثل الموضوع الرئيسي ومجال الممارسة لتحديد المكان الذي تكون فيه عمليات إعادة تخصيص عبء العمل ذات معنى استراتيجي.

2. دفع المشاركة من خلال خلق فرص عمل هادفة

إلى جانب مراجعة حجم العمل في لوحة فريقك ، تحتاج أيضًا إلى إلقاء نظرة على نوع العمل الذي يقومون به. كلما تمكنت من مواءمة اهتمامات أعضاء فريقك وأهدافهم المهنية مع مهامهم ، زادت القيمة التي ستحصل عليها من وقتهم وموهبتهم مع تقليل احتمالية إرهاق المحامين.

وجد الاستطلاع القانوني لشركة Gartner أن “العمل الشخصي” كان له التأثير الأكبر على مشاركة الموظفين ، وهو عامل مرتبط بالإرهاق. كما لاحظ فريدريك كامبل من 360Learning ، عندما لا يرى الموظفون إمكانات النمو الوظيفي أو غرضًا في عملهم ، فمن المرجح أن ينفصلوا عقليًا أو يستقيلوا. على الجانب الآخر ، وجدت شركة Gartner أنه ، مقارنةً بأولئك الذين “انخرطوا بشكل معتدل” في عملهم ، كان المحامون المتفاعلون للغاية:

  • 70٪ أكثر عرضة لاستكشاف طرق جديدة لمساعدة شركاء الأعمال على تحقيق الأهداف
  • 30٪ أكثر احتمالاً لاستكشاف طرق لتحسين عمليات القسم
  • 143٪ أكثر عرضة لإظهار الجهد التقديري
  • 17٪ أقل عرضة للبحث بنشاط عن وظيفة أخرى

لتعزيز مشاركة الموظفين وجني الفوائد التجارية ، ساعد أعضاء الفريق على تحسين المهارات من خلال منحهم فرصًا للتعامل مع أعمال أكثر تعقيدًا أو مهام فردية. شجع التوجيه عبر مجالات الممارسة ، واجعل من السهل على المحامين الحصول على الموافقة لأنشطة التطوير المهني بخلاف شهادات CLE المطلوبة.

هناك طريقة أخرى لدفع المشاركة وهي التفكير في الاستعانة بمصادر خارجية لعمل منخفض المستوى وكبير الحجم لمزود خدمة قانونية بديل (ALSP). يمكن أن يؤدي إعطاء مهام متكررة مثل مراجعة المستندات أو الاكتشاف الإلكتروني إلى ALSP إلى توفير أموال شركتك مع توفير وقت فريقك – خاصةً إذا لم يكن لديهم إمكانية الوصول إلى برامج قانونية شاملة. الجميع يفوز!

3. تواصل مع أعضاء فريقك بانتظام

يتفاقم الإرهاق عندما يشعر الموظفون بالعزلة أو بدون دعم. إن تخصيص الوقت للتواصل مع أعضاء فريقك على المستوى البشري يساعدهم على الشعور بأنهم مسموعون ، وتقدير ، وأكثر سعادة في مكان العمل.

استخدم هذه الإجراءات الثلاثة لتقوية العلاقات وإظهار فريقك أنك موجود من أجلهم:

تحقق في أسبوعيا

إذا كنت لا تعرف التحديات التي يواجهها موظفوك ، فمن الصعب اتخاذ إجراءات استباقية لمعالجتها. نوصي باستخدام واحدة على الأقل من طرق تسجيل الوصول المنتظمة التالية لبدء المحادثات المفتوحة والحلول التعاونية بينك وبين أعضاء فريقك:

اجتماعات فردية. بينما يمكنهم أن يستهلكوا الكثير من وقتك ، فإن الاجتماعات الفردية تبني الجسور وتُظهر للموظفين أنهم ليسوا بمفردهم – وهو أمر ذو قيمة خاصة عند العمل عن بُعد. كما تلاحظ شركة تكنولوجيا الموارد البشرية Reflektive ، فإن الموظفين الذين يجرون محادثات منتظمة ومثمرة 1: 1 “من المرجح 7 مرات أن يشعروا بأن صوتهم يُقدَّر ، ويزيد احتمال بقائهم في شركتك 3 مرات على مدار العامين المقبلين ، ومرتين أكثر تفاعلاً” من أولئك الذين ليس لديهم تلك الاجتماعات.

للحصول على أقصى استفادة من هذه المناقشات ، توصي يولاندا لاو ، عضوة مجالس فوربس وكبير مسؤولي الخبرة السائل ، بالاستعداد بطرح أسئلة “لفهم الغرض / الارتباط ، وتنمية الإتقان / الكفاءة ، ودعم الاستقلالية.” ستساعدك هذه على قياس انتصارات العمل الحالية لموظفك وصراعاته بالإضافة إلى أهدافه طويلة المدى ، مما يمنحك فهمًا أفضل لكيفية دعمهم.

الدراسات الاستقصائية. الإعداد 1: 1 الاجتماعات مع جميع أعضاء فريقك قد لا تكون واقعية مع جدولك الزمني ، لذا فإن استبيان المشاركة هو بديل فعال لفهم أداء موظفيك. تقول كيت شيربورن ، رئيسة الشؤون القانونية في شركة ورق التواليت المستدامة Who Gives a Crap ، إن المنظمة لديها موظفين يملئون استمارات أسبوعية مجهولة “لقياس التحديات والقدرات والحالة العامة لموظفيهم.” الأمر متروك لك إذا كنت تريد أن تكون مجهول الهوية. قد تحصل على إجابات أكثر صراحة بهذه الطريقة ، ولكن من الصعب تحديد الفرص للتواصل بشكل أعمق مع أولئك الذين يكافحون حقًا.

على غرار تسجيل الوصول 1: 1 ، تأكد من تضمين أسئلة حول انتصاراتهم المهنية وتحدياتهم ، بالإضافة إلى شعورهم بشكل عام. سيعطيك هذا صورة واضحة للمشكلات المتكررة ، ويمكنك بعد ذلك مشاركة الخطط مع فريقك حول كيفية معالجتها. على سبيل المثال ، إذا قال 90٪ من الأشخاص إن الاجتماعات تقتل إنتاجيتهم ، فراجع أين يمكنك تقليص النفقات وتشجيع فريقك على الاستفادة من التعاون غير المتزامن.

عبر عن امتنانك للعمل الذي يقوم به فريقك

إن عبارة “شكرًا” البسيطة والصادقة تقطع شوطًا طويلاً في مكان العمل. وفقًا لجمعية المكافآت ومزايا الموظفين ، تزداد احتمالية الإرهاق بنسبة 29٪ عندما لا تتعرف باستمرار على الموظفين. بالإضافة إلى ذلك ، وجدت دراسة لمدة 10 سنوات أجراها OC Tanner أن 79٪ من الأشخاص الذين تركوا وظائفهم قالوا إن ذلك بسبب عدم التقدير.

خصص خمس دقائق لإرسال بريد إلكتروني إلى موظفيك حول مدى تقديرك لمساهماتهم على الصعيدين الفردي والجماعي. أرسل رسالة Slack مشجعة إلى شخص يعمل في مشروع معقد. احتفل بإنجازات فريقك شخصيًا أو تقريبًا كل ربع سنة من خلال الاجتماع معًا لتناول غداء يوم عمل غير رسمي. ستمنحك إجراءات الرفع المنخفض هذه عائدًا مرتفعًا عندما يتعلق الأمر بمكافحة الإرهاق القانوني.

اخلق فرصًا للتواصل خارج يوم العمل

سواء كانت ساعة سعيدة افتراضية أو الذهاب إلى لعبة بيسبول ، فإن أحداث الفريق بعد ساعات العمل تساعد الناس على التعرف على بعضهم البعض كأفراد مميزين. هذه الصداقة الحميمة تخلق فريقًا أقوى وأكثر سعادة ، حيث تلعب الروابط الاجتماعية دورًا مهمًا في الرضا الوظيفي. ويمكن القول إن التفاعلات الشخصية أكثر أهمية في البيئات النائية الجديدة ، والتي يمكن أن تزيد من الشعور بالوحدة والشعور بالانفصال عن الأقران.

4. مشاركة موارد الصحة النفسية

لا تشعر أنك بحاجة إلى معالجة مشكلة الإرهاق القانوني بمفردك. هناك الكثير من الأدوات المفيدة – بما في ذلك الأدوات المصممة خصيصًا للمهنيين القانونيين. كما لاحظت فرقة العمل التابعة لنقابة المحامين في ولاية نيويورك والمعنية برفاهية المحامين في تقرير أكتوبر 2021 ، “إننا نواجه نفس التحديات ، ونفهم بعضنا البعض بطريقة لا يستطيع بها الآخرون ، حتى أفراد الأسرة ، في كثير من الأحيان. عندما نحتضن مجتمعنا ونعلن مسؤوليتنا عن بعضنا البعض ، يمكننا الانتقال من الكفاح بمفردنا إلى الازدهار معًا “.

تظهر مشاركة موارد الصحة العقلية مع فريقك أنك تهتم بصحتهم وتمنحهم إمكانية الوصول إلى المساعدة الخارجية التي قد يشعرون براحة أكبر في استخدامها. هؤلاء الثلاثة على رأس قائمتنا:

  • دليل نقابة المحامين الأمريكية لبرامج مساعدة المحامين: قائمة شاملة من LAPs في جميع أنحاء البلاد ، وهي برامج سرية مصممة لمساعدة المحامين الذين يعانون من مشاكل الصحة العقلية أو تعاطي المخدرات.
  • حل الإرهاق القانوني: تم إنشاؤه بواسطة المحامين الممارسين بيكي هووليت وسينثيا شارب ، وتتمثل مهمة هذه المنظمة في “بناء مجتمع شامل وواعي مكرس لعافية المحامين.” تقدم الشركة دورات تدريبية تستند إلى اليقظة ، ومقالات ، وتدريب ، وتدريب فردي ، ودروس تأمل مصممة خصيصًا للمحامين.
  • مقهى COLAP: تغطي هذه المدونة من ABA Commission on LAPs كل شيء من الرفاهية في كلية الحقوق إلى مشاركة دراسات المجلات المنشورة من المحامين حول موضوع الصحة العقلية.

بالإضافة إلى ذلك ، تواصل مع الأقسام الأخرى لمعرفة كيفية تعاملهم مع الإرهاق في فرقهم وما إذا كانت هناك أي موارد عامة يوصون بمشاركتها ، مثل برنامج مساعدة الموظفين (EAP). إذا وجدت أن الجميع يكافحون لإدارة نضوب الموظفين ، فقد حان الوقت لقادة الفريق لإبراز المشكلة مع C-suite. معًا ، يمكنك أخذ زمام المبادرة لإنشاء بيئة عمل تدعم بشكل أفضل رفاهية الموظف عبر الإدارات.

“الوباء – بقدر ما كان مروعًا – أحد الجوانب الفضية له هو أننا أصبحنا جميعًا أكثر تعاطفاً. في المجال القانوني على وجه الخصوص ، أصبحنا أكثر تعاطفًا مع موظفينا ، وأصبحنا أكثر تعاطفًا مع زملائنا ، وأعضاء فريقنا ، وحتى قيادتنا “. – شانا سيمونز ، مستشارة عامة في إيفرلاو

5. كن مثالاً يحتذى به وحدد أولويات التوازن بين العمل والحياة الخاصة بك

إذا كنت ترسل رسائل بريد إلكتروني للموظفين في جميع ساعات اليوم ، فأنت ترسل رسالة مفادها أنهم بحاجة إلى أن يحذوا حذوها. إن تحديد حدود العمل والحياة الخاصة بك سيجعل فريقك الداخلي يشعر بمزيد من الراحة عند وضع حدوده الخاصة – وسيساعد في التخفيف من الإرهاق من جانبك. كما لاحظت كيت شيربورن ، هناك “علاقة بين القيادة التي تعطي الأولوية لرفاهيتها والعمل المزدهر الذي يتجنب حرق نفسه على الأرض”.

يبدو الاعتناء بنفسك في العمل مختلفًا بالنسبة للجميع ، وإليك بعض الأمثلة لإثارة رعاية ذاتية أفضل:

تساعد التقنية القانونية المؤتمتة في تقليل الإرهاق القانوني

يشير دينيس جارسيا ، مساعد المستشار العام لشركة Microsoft ، إلى عنصر أساسي آخر يجب على القادة القانونيين مراعاته من أجل التخفيف من الإرهاق في فرقهم: التكنولوجيا القانونية. يوضح Garcia أن الاستثمار في هذه الحلول الآلية يقلل من مقدار “المهام الروتينية العادية” التي يتعين على الموظفين القيام بها. وهذا يمنحهم وقتًا وطاقة ثمينين للتركيز على المزيد من الأعمال الاستراتيجية والفعالة – وهو أمر بالغ الأهمية في زيادة مشاركة الموظفين.

يمكن للفريق القانوني الداخلي لشركة American Trucking and Transportation Company أن يشهد على القوة التحويلية للتكنولوجيا القانونية. فقط باستخدام برنامج إدارة الإنفاق القانوني الخاص بنا لفرض إرشادات الفوترة تلقائيًا ، وفر القسم 55 ساعة في الشهر! تحقق من قصتهم وتعرف على المزيد حول كيف يمكن لـ SimpleLegal توفير وقت فريقك القانوني وأموالك وتوتره.

اترك تعليقاً

لن يتم نشر عنوان بريدك الإلكتروني. الحقول الإلزامية مشار إليها بـ *

3 نصائح لعرض حل إدارة الإنفاق القانوني لرئيسك التنفيذي Previous post 3 نصائح لعرض حل إدارة الإنفاق القانوني لرئيسك التنفيذي
دراسة منظور التحول للعمليات القانونية من خلال عدسة DE&I Next post دراسة منظور التحول للعمليات القانونية من خلال عدسة DE&I